A Inteligência Artificial (IA) já faz parte da rotina de um número crescente de empresas brasileiras. Entre indústrias com 100 ou mais pessoas ocupadas, o percentual que utilizava a tecnologia passou de 16,9% em 2022 para 41,9% em 2024, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Entre as empresas com 500 ou mais funcionários, a utilização chegou a 57,5%.
Relatórios, análise de dados, organização de documentos e automação de atividades administrativas estão entre as possibilidades de aplicação da tecnologia. Antes de escolher uma ferramenta, no entanto, é necessário entender como as atividades são realizadas e quais problemas precisam ser solucionados.
Segundo o consultor e facilitador em Gestão de Processos Piero Garcia, a IA não corrige falhas estruturais da empresa. “Se a empresa possui atividades duplicadas, retrabalho, ausência de critérios, responsabilidades mal definidas ou informações dispersas, simplesmente inserir IA nesse ambiente pode apenas acelerar um processo que já é ineficiente”, explica.
O mapeamento dos processos permite visualizar as etapas de cada atividade, os responsáveis, as informações utilizadas e os sistemas envolvidos. A partir disso, podem ser encontrados gargalos como tarefas repetidas, aprovações desnecessárias, planilhas paralelas, espera por respostas e falta de integração entre áreas.
Identificar antes de automatizar
Com os fluxos definidos, a empresa consegue avaliar quais atividades realmente podem se beneficiar da tecnologia. Tarefas repetitivas, manuais ou que envolvem grande volume de informações estão entre as que podem apresentar oportunidades de automação e uso de IA.
A tecnologia também pode apoiar a classificação de documentos, geração e revisão de conteúdos, atendimento, identificação de padrões e tomada de decisões. Em alguns casos, porém, uma mudança no próprio processo ou uma automação convencional pode ser mais adequada.
“O ponto mais importante é utilizar a IA conectada a um problema real da empresa. A pergunta não deve ser apenas ‘como usar Inteligência Artificial?’, mas sim ‘qual problema, gargalo ou decisão da empresa pode ser melhorado com essa tecnologia?’”, destaca Garcia.
Para quem ainda não utiliza a tecnologia, a recomendação é começar por uma atividade que consuma tempo ou gere retrabalho e testar a solução em um projeto-piloto. Indicadores como tempo de execução, produtividade, número de erros e redução de retrabalho podem ajudar a avaliar os resultados.
Gestão continua essencial
A utilização da IA também exige acompanhamento humano. Mesmo capaz de processar grandes volumes de dados, a ferramenta pode trabalhar com informações incompletas ou apresentar respostas que não consideram as particularidades da organização.
“A IA pode gerar respostas incorretas, trabalhar com informações incompletas ou produzir recomendações que fazem sentido tecnicamente, mas não são adequadas ao contexto específico da empresa”, alerta Garcia.
Por isso, além de definir onde a tecnologia será aplicada, é necessário estabelecer critérios para seu uso e cuidar da segurança das informações. “Não se deve automatizar o caos. Primeiro é necessário entender, organizar e simplificar. Depois, a tecnologia pode ser utilizada para acelerar, integrar, monitorar e melhorar aquilo que já possui uma lógica definida”, afirma.
A proposta, portanto, não é substituir a gestão pela tecnologia, mas utilizar a IA de forma direcionada, em processos nos quais ela possa contribuir para reduzir tempo, retrabalho e erros e melhorar a qualidade das informações.
