Com o objetivo de organizar e preservar documentos da comunidade escolar, a Prefeitura de Criciúma executa a digitalização de arquivos físicos das escolas da Rede Municipal de Ensino. O projeto prevê mais de 5,5 milhões de páginas digitalizadas. Somente na Escola Municipal de Educação Básica (EMEB) Jorge da Cunha Carneiro, foram transformadas mais de 24 mil páginas. A iniciativa também busca facilitar a localização das informações antigas e tornar o acesso da população mais ágil.
Para o prefeito de Criciúma, Vagner Espindola, a ação demonstra como a modernização pode gerar resultados positivos para a população “Quando falamos em inovação, muitas vezes pensamos apenas em novas tecnologias, mas existe também um enorme trabalho de modernização daquilo que a Prefeitura já possui. São documentos produzidos ao longo de décadas e que precisam ser preservados. É a tecnologia sendo utilizada para melhorar o serviço público”, ressalta.
Entre os documentos digitalizados, estão históricos escolares, matrículas, registros de rendimento escolar, documentos do Educacenso, prestações de contas, planos de gestão, relatórios anuais, estágio probatório, decretos, memorandos e outros documentos administrativos da escola.
A digitalização também reduz a necessidade de manuseio dos documentos originais e contribui para a conservação ao longo do tempo, além de permitir mecanismos de proteção de informações, com armazenamento digital, rotinas de backup e controles de acesso.
Segundo a secretária municipal de Educação, Geovana Benedet Zanette, a iniciativa fortalece a preservação da memória da Rede Municipal de Ensino e contribui para um atendimento mais eficiente à comunidade escolar.
“A digitalização representa um avanço importante para a Rede Municipal de Ensino porque estamos cuidando tanto da preservação dos documentos, quanto da forma como essas informações serão utilizadas no futuro. São registros que acompanham a trajetória de alunos, profissionais e das próprias escolas, e que precisam estar protegidos e organizados”, destaca.
O secretário municipal de Governança, Tiago Ferro Pavan, ressalta que o trabalho vai além da simples conversão do papel para o formato eletrônico.
“É preciso organizar, classificar, indexar, definir quem pode acessar cada informação e garantir mecanismos adequados de segurança e backup. Quando fazemos isso, transformamos um arquivo físico em informação que pode ser encontrada e utilizada com muito mais eficiência. O resultado aparece na gestão, mas principalmente no serviço entregue ao cidadão”, explica.
Proteção de dados
O projeto também envolve a preparação das equipes que permanecerão responsáveis pela gestão dos documentos nas unidades. Os gestores escolares foram capacitadas para utilização do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), para os procedimentos de arquivamento e organização dos documentos digitalizados.
Dessa forma, o projeto busca combinar acesso mais eficiente às informações com os cuidados necessários relacionados à privacidade, à segurança e ao tratamento adequado dos dados.
